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手間のかかる事務作業の軽減が課題でした
ICSを選んだ経緯を教えてください
システムを導入する発想の端緒は「スクラップ作業をどうやって無くすか」だったと思います。経理担当者が在籍していない顧客や記帳業務そのものを敬遠して経理業務に手が回らない顧客は開業当初から存在していて、記帳代行から請け負う場合、昔ながらに顧客から預かった領収書を日付順にスクラップし、通帳やクレジットカード利用明細書のコピーをもとに仕訳入力を行い、決算申告業務へと進みます。このスクラップ作業がたいへんな労力を伴います。しかし、どうしても確定申告時期は限られているため、事務所としては職員の人材確保、トレーニングなどに苦心していました。スクラップ作業を無くそうと考えたときからスキャナーを用いたOCRシステムには注目していて、まずは平成28年の春に他社の会計システムを試験的に導入しました。
しかし、システムやハードウェアの構成と事務所で確立していた業務フローとの勝手が合わず、たった1年足らずで解約しました。その後、同年の暮れに届いたDMをきっかけにICSに電話を掛けました。ICSもOCRシステムで有名でしたし、すでに支部の先輩が何人か利用していたので問い合わせることへの抵抗もありませんでした。そしてOCRシステムである「原票会計S」について丁寧な説明を受け、営業マンとうまが合ったこともあり、好感度が上昇したICSシステムを導入することに決めました。現在は親機のほか5台で業務を行っています。主に使用している会計システムはICSですが、顧客が使用している他社の会計ソフトウェアに合わせるためと、ICSシステムでは未対応の税務を補うために複数のソフトウェアを組み合わせて使用しています。
導入した効果は実感いただけましたか？
「原票会計S」で領収書などをスキャンし、仕訳としてデータを取り込むという事務フローに変わってからはスクラップブックを整理する作業が不要になり、スクラップ作業に必要な糊の使用量も減ってきました。というのも、領収書などの原本と同様の画像がシステム本体にデータとして保存され、「原票ビューア」を通していつでも確認することが可能になったため、整理する必要がなくなりました。事務員さんが入力した仕訳データを確認するときも読み取った画像データと同じ画面で見比べられるため、従来行っていたスクラップブックを開いて確認するという作業に代わり相当に時間の節約になりました。その他にも業務の効率が上がり、導入を契機にスキャンする領収書の枚数やAI認識で読み取ったデータの確実性に重きを置いた事務フローに変えていきました。現在では領収書を20枚程度ごとにスキャンし、スキャン時に領収書に印字された番号を付箋に書いて一緒にホチキス留めし、セロファン袋に入れて独自の封印シールを貼って保管後、顧客に返却しています。
「原票会計S」を導入して良かった出来事はありますか?
今年の確定申告時期には特に活躍してくれました。1年分の通帳の「写メ」やクレジットカード利用明細書のスマホのスクリーンショット、銀行の取引明細（未記帳データの明細）も無難に読み取ってくれました。スキャンした通帳イメージや明細書イメージからAI認識によって日付や科目にデータ化してくれる読取機能は、性能も格段に上がったように感じました。なかでも印象に残っている出来事は、顧客から一部の資料が入手できなかったときのことです。足りない資料を示すため「原票ビューア」の検索機能で昨年の同じデータを探し出し、SNSで添付して問い合わせました。すると、すぐに顧客から今年分の資料の「写メ」がSNS経由で入手できたのです。口で説明しても相手に伝わりづらいことも、画像でのやり取りですとすぐに気づいてくれますし、届いた画像から仕訳データへすぐ変換できるという利便性を実感しました。
オンラインでのやり取りにも難なく対応できています
顧問先とのやり取りはどのように行われていますか？
経理上手くんαを導入して自計化を果たした顧客ですと、共有オプションを通して事務所のICSシステムと同期しています。他社の会計ソフトウェアを使用している顧客の場合、同期サービスを契約していれば事務所、未契約であれば顧客がcsvデータを抽出し、財務処理dbへ変換しています。問い合わせは電子メールやLINE、Zoomを用いたオンラインでのやり取りが多いです。記帳代行から請け負っている顧客は電子メールではやり取りの頻度が少なくなりがちで、意識的にSMSやLINEなどのSNSを用いて問い合わせや細かい資料のやり取りをしています。「写メ」で対応できる資料であれば入手も早く、スムーズに業務へ取り込むことができています。
近くインボイス制度が導入されることもあり、顧客も取引先との関係でIT化を進めざるを得ないと思いますが、小規模零細企業の会計・経理・管理業務などはそれほど進まないと考えています。ただ、税理士が顧客から預かる資料の視点で考えれば紙からデジタルに変わってくると思いますし、オンラインでのやり取りの頻度が増えるにつれ顧客のIT化も進むと思っています。
ICSに期待される機能・サービスはありますか？
サービスは満足しています。とにかく、優しくて丁寧。e-Tax などICSシステム以外でも様々な知識を持って対応してくれています。幅広くサポートしてくれるところで非常に助かっています。
期待している機能は「API連携」の拡充です。すでに国税庁が提供しているe-TaxシステムのDL版では、勘定科目内訳書で売掛金などの相手先を入力する際に、法人番号から会社名や住所が「API連携」に対応しています。今年10月に始まるインボイス制度を踏まえて「API連携」機能がICSシステムにどのように組み込まれるのか、今後のシステムの動向に注目しています。
担当営業からの一言
林正己先生は好奇心旺盛なアイデアマンで、ご自身の証憑整理術やシステムに対するご意見や、様々な情報を積極的にご提供くださいます。
気さくな一面もあり、全国大会に職員さん達を連れてご参加下さったり、ICSとは大変フレンドリーにお付き合い頂いております。
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「すべておまかせで」と頼れる会計ソフト
ＩＣＳが会計ソフトの開発・メンテナンスの「プロ」であることへ、全幅の信頼を置いてくださる大友経理事務所様よりお話を伺いました。
