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データベース化でICSシステムの一貫性が際立ちました
ICSを知ったきっかけを教えてください。
当税理士法人の前身である河合恭宏税理士事務所に職員として勤務を始めた時からすでにNicシリーズがありました。業務プログラムや顧問先によりカセットを抜き差しして処理を始めていたことを思い出します。前身の事務所が開業したときからICSを導入していると聞いているため、合わせると27年使用していることになります。
使い続けているなかで印象に残った業務プログラムはございますか？
データベース化したときでしょう。「財務処理」から「財務処理db」に切り替わってから、給与や減価償却、法人税、所得税とそれぞれ別の業務として行っていた処理が、データベース化したことにより顧問先の固定情報は一元管理システムで紐づけられ、残高や資産データは業務間で連動させることができるようになりました。例えば法人税ですと、財務処理や減価償却処理で算出した数字を法人税申告書処理に入力して別表へ反映させていましたが、「法人税申告db」では財務連動や減価償却連動を行うことで入力の手間や間違いが無くなり、流れを止めることなく電子申告まで行えるようになりました。
特に効率が上がったと実感したのは、届出書業務で税目ごとに作成が必要だった税理士添付書面も「法人税申告db」の業務内で作成できるようになったことでした。
「原票会計S」に単純作業をおまかせ。職員は次のステップへ
「原票会計S」についてお伺いします。はじめてご覧になった印象はいかがでしたか？
当税理士法人は人海戦術で入力している傾向があり、事務処理も多く抱えています。まずは「原票会計S」がどのようなシステムなのかを知りたくてICSの担当営業に問い合わせ、当税理士法人でデモンストレーションの場を設けることになりました。職員も効率化ツールとして興味があったのか、当日は全員が参加しました。職員それぞれに事情や都合、想いがあってデモンストレーションに臨んだと思いますが、軒並み良い反応をしていたこともあり導入を決めました。私が印象に残ったのは、読取精度の高さとAI認識機能による適切な科目割り出しや摘要の拾い方、そして何より入力ミスなく仕訳が出来上がるところでした。
職員としては楽をしたい、空いた時間を他の業務に充てたいと考えたようですが、経営者としては、5年・6年と勤務するにつれ経験を積み成長していく職員に対し、いつまでたっても入力業務を強いたままで次の生産性の高い仕事を任せづらい状況を改善したいと考えました。自分が当たり前のようにできる単純な業務をオートメーション化できれば、新たなステージの仕事に繋がっていくと思い、「原票会計S」は解決策として前向きなシステムだと感じました。ルールに基づいた、通り一辺倒の業務を必ずしも人間が行う必要はないと思いますし、「原票会計S」によって人間がデジタル変換するという作業を補填し、余力を高次元の業務に投入できるという方向性を見出せたのは大きかったと思います。
「原票会計S」の使い勝手はいかがですか?
職員が定期訪問時にお預かりした通帳をScanSnapで読み取ったデータのほか、PDFやJPEGファイルで受け取った証憑データを共有フォルダへ格納します。そして各顧問先の担当が「原票会計S」の「ファイル読取」で仕訳作成を行っています。職員それぞれで使い方が違っていて、職員間でも情報交換しているようです。ときどき取りまとめてICSの担当営業へ提供し、改良が必要な箇所は早期にシステムに反映してくれることもありました。導入したことにより、実務を行う職員は物理的に使い勝手の良さを感じていると思います。当税理士法人のような物理的な処理が多い事務所ほど実感できると思います。
顧問先の状況に合わせて会計ソフトも活用しています
顧問先とのやり取りはどのように行われていますか？
自計化を果たした顧問先のうち、半分の割合で上手くんαシリーズをお使いいただいています。関与前に他社の会計ソフトウェアを使用されている顧問先にも、志向や熟練度をヒアリングのうえ上手くんαシリーズをお勧めすることもあります。当税理士法人としては上手くんαシリーズの導入が業務効率化に直結するため、慎重にではありますが意識してご案内するようにしています。
記帳代行からお任せいただいている顧問先も多くいらっしゃいます。前身の事務所では相談者のご希望に極力合わせて「受けられる仕事は受けましょう」という方針があり、税理士法人となった今でも変わらず運営しています。そのため袋詰めした領収書の仕分けから始める記帳代行、経理上手くんαのFinTechオプションで銀行データを受け取って仕訳を作成、経理上手くんαや他社ソフトで決算間際まで打ち込まれたデータを受け取って決算処理など、幅広く対応しています。上手くんαシリーズですとデータ共有がありますが、直接お会いしなくてもデータがいただける会計ソフトウェアが増えたことが業務効率化の追い風になっています。
ICSに期待される機能・サービスはありますか？
注意喚起機能です。「原票会計S」をはじめ、ICSシステムにより入力が楽になっているのは事実です。システムの導入によりオートメーション化によりルーチンワークを省けたことで人材を育てる時間を設けることができるようになってきましたが、実際に育つのは時間がかかりますし、教える側のマンパワーもまだ足りません。そのため過去正しく入力してきた内容を蓄積し、普段と違う設定をしたら注意喚起を行うような補助システムを組み込んでほしいです。20代は能動的に調べるより教えてもらう、補助してもらうシステムのほうが使い勝手がいいと感じがちのため、年齢層が若返ってきている税理士・会計士業界にも受け入れられると思います。
ICSを検討中の方にお勧めの点はありますか？
費用対効果が高いことです。追加購入が必須で費用がかさむということはなく、かといって用途間口が広い機能を盛り込みすぎて高価格になるということもなく、使用頻度が低そうな業務を潔く削ぎ落したシンプルなラインナップは導入しやすいと思います。いまでも無理なコスト請求をされている気はしませんし、過剰なサービスもありません。精神的な面では慣れがあるとはいえ、ストレスを感じないところも挙げられます。革新的なシステムより、イライラしないで使用できるシステムのほうが長く付き合えると思います。
担当営業からの一言
税理士法人DEIGHT様は多士済々な事務所様です。代表の菅井先生は豊富な知識と経験で常に先を見据えた事務所運営をされております。これまで、原票会計SやVPN、FinTechなど様々なオプションシステムを導入いただきました。
これからも事務所拡大に寄り添えるよう効率化システムを提案しアフターフォローサービスに努めて参ります。
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