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スキャナ保存制度でオフィスが変わる

   スキャナ保存制度とは

電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律、いわゆる「電子帳簿保存法」に規定されている特例のひとつです。領収書、請求書などの国税関係書類について、一定の要件を満たすことで紙文書をスキャナで読み取り、電子データとして保存することが認められています。

   要件が緩和されました

平成27年度の税制改正により平成28 年1月から電子帳簿保存法スキャナ保存制度の厳しかった要件が大幅に緩和されました。

  • 3万円未満の契約書および領収書に限る規制が撤廃。
  • 電子署名が不要。

   制度を利用するには

電子帳簿保存法スキャナ保存制度を開始するには、所轄の税務署に承認申請書を提出する必要があります。承認申請書を提出しても、その日から「スキャナ保存」出来るわけではなく、開始する日の3か月前の日までに申請書を提出する必要があります。

   書類を電子化するメリット

スキャナを活用して国税関係書類を電子化すると様々なメリットがあります。

  • 紙文書が電子化されているので国税関係書類を廃棄できる。
  • メールで送信できるため郵送や保管に掛かる費用を節減・削減できる。
  • ソフトウェアの検索機能を使えば電子化されたデータは簡単に検索できる。

 

※原始証憑の廃棄は電子帳簿保存法スキャナ保存制度の要件をすべて満たす必要があります。
※詳しくは国税庁ホームページをご覧ください。

原票会計Sで仕訳を自動作成

   システムの特長

「原票会計S」は、日々増え続ける納品書・請求書・領収書などをスキャナで読み込ませて財務システム(財務処理db)の仕訳データと関連付けを行うシステムです。光学文字認識(OCR) 機能により読み込まれたスキャン文書は、自動的に仕訳作成され、タイムスタンプの付与を行った後は仕訳データとして財務システムに転記されます。今まで保管していた国税関係書類は電子化されたことで廃棄が可能になり、保管にかかっていた費用が節減・削減できます。

全体のイメージ図

 

 

 

   操作は簡単3ステップ

電子化をアシストする豊富な機能

   主な機能

読み込まれたスキャン文書は、OCR機能により「日付」「電話番号」「店名」「金額」など、必要な情報が自動認識されますが、誤認識があっても原票イメージを参照しながら簡単に編集ができます。

 

電話番号から勘定科目を割り付け

電話番号から勘定科目を割り付け

ロゴ化された店名は電話番号を読み込み、プログラムに搭載している電話番号辞書から名称を割り出し、領収書を読み込むだけで店名・摘要・勘定科目が自動で転記されます。

書類の種別から勘定科目を割り付け

「読取エリア登録」で認識率向上

取引先ごとに決まったフォーマットで送られてくる納品書や請求書において「取引年月日」「取引先名」「取引金額」などの読み取り箇所を指定できます。(特許出願中)

低価格でタイムスタンプを付与

制度の適用を受けるには、「一般財団法人日本データ通信協会」認定のタイムスタンプが必要です。ICSではオプションとして安価にてご提供いたします。

 

 

状況に応じた送信機能を搭載

状況に応じた送信機能

スキャン文書はUSBメモリーへの保存やメール送信ができるため状況に応じて使い分けることができます。また、クラウド経由で相手側に送信するオプション機能もご用意しています。

大量の納品書もまとめて投入

納品書もまとめて投入

ICS推奨の据え置き型のスキャナを使用すれば1枚ずつフタを開けてスキャンしなくても、書類をまとめて差し込み口に投入すれば一気にスキャンできます。

PDFファイルの読み込み

インターネットや電子メールで取引した注文書や請求書は、PDF形式やJPG形式であればファイルを読み込むだけで文字認識され仕訳データ化できます。

シリーズのラインナップ

すべての機能が搭載された「原票会計S」や、一部の機能に限定した「原票会計S Lite」をご用意しています。

導入必要なもの

ICS推奨のスキャナと「原票会計S」システムのみですぐにはじめることができます。支店や営業所にも 導入する場合は、支店に「原票会計S Lite」を導入することで記帳作業を分散することができます。

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